Evidence pro autoškoly

Systém elektronické evidence autoškol umožňuje kompletní vedení agendy autoškol a školících středisek v elektronické podobě.

Předností evidenčního systému je především jednoduché ovládání, automatická komunikace s úřady a hlavně bezpečnost vašich dat!

Víme, jak je vedení autoškoly náročné na administrativu. Se systémem EPA 2021 již nebudete muset zadávat nic dvakrát.

Kompletní aplikace pro autoškoly byla a je vyvíjena ve spolupráci se třemi nezávislými autoškolami a školícími středisky.

Nabídka a funkce programu pro autoškoly

Elektronická evidence je internetová aplikace, dostupná odkudkoliv ve světě. Jednoduše řečeno můžete k systému přistupovat v práci, doma i v zahraničí - kdekoliv budete mít přístup k internetu.

Základní struktura evidence

Program je rozdělen do několika částí:

  • Databáze klientů (seznam všech vašich klientů)
  • Databáze autoškoly (evidence uchazečů o řidičská oprávnění)
  • Databáze školení (evidence pravidelných a vstupních školení a uchazečů o školení)
  • Databáze školení řidičů referentů

Mezi další části systému patří i databáze pro výuku budoucích učitelů autoškol.

Do programu mohou (ale nemusí) přistupovat i vaši učitelé a lektoři, kterým můžete omezit přístup k jednotlivým funkcionalitám systému.

Co za vás udělá elektronická evidence

Hlavním důvodem vést data v elektronické podobě je možnost zautomatizovat věci, které pořád dokola opakujeme. Tím je především opakované vyplňování stejných dat. Systém pro autoškoly vám pomůže dělat všechny úkony jednoduše a usnadní vám práci.

Hlášení uchazečů na úřady

Program vytváří hlášenky tak, aby byly v souladu s požadavky úřadů. Nemusíte již znovu vyplňovat formuláře o zahájení výuky a výcviku, formuláře k přihlášení žáků ke zkouškám a podobně. Elektronická evidence se postará o to, abyste nemuseli již nic vyplňovat. Stačí vybrat žáky a stisknout tlačítko. A to i z pohodlí vlastního domova.

Veškerá hlášení pro autoškoly a školícího střediska jsou podporovaná evidencí EPA 2021 (jedná se o hlášení zahájení výuky a výcviku, seznam na zkoušky, hlášení zahájení školení (včetně opravy), hlášení ukončení školení, hlášení zahájení výuky učitelů autoškol)

Kontrola dat

Kromě hlídání termínů stanovených zákonem systém kontroluje i údaje, které zadáte.

Mezi hlídané termíny patří například datum zahájení školení i kurzu autoškoly, ukončení školení, hlídání věku uchazeče ke zkouškám, upozornění na propadnutý kurz apod.

Mimo to program kontroluje i vámi zadané údaje, počty povinných hodin výuky a výcviku, počty hodin praktického výcviku na den a další možné údaje, na které již nebudete muset myslet.

Upozornění na to nejdůležitější

Stalo se vám někdy, že jste zapomněli zahlásit žáka? S elektronickou evidencí máte jistotu, že vždy budete upozorněni na ty nejdůležitější úkony, které je nutné provést.

Systém vás upozorní na nenahlášené žáky, nenahlášená školení, školení, která je naopak nutné ukončit v termínu, upozorní vás na ověření a kontrolu údajů a hlídá spoustu věcí za vás..

Tiskové sestavy a export dat

Samozřejmostí systému je i možnost tisku dat, která jste do něj zadali.

Systém pro vás vytiskne karty evidence (třídní a evidenční kniha uchazeče), průkazky uchazečů o autoškolu (možnost tisku i do vaší předlohy), docházku, přihlášky na školení včetně tisku dat ukončení na přihlášky, potvrzení o absolvování školení (jak vstupní, tak pravidelné), potvrzení o absolvování výuky a výcviku a pokud vám nějaká tisková sestava bude chybět, stačí o ni zažádat a zdarma bude do systému zařazena.

Správa událostí pomocí kalendáře

Součástí evidence je i kalendář, pomocí kterého můžete vytvářet nové události a zadávat docházku uchazečů

Kalendář vám zobrazí jak v autoškole, tak ve školení ke každému žákovi téma a počet chybějících hodin. Po skončení výuky nebo skončení školení tedy můžete pouze vybrat všechny žáky, kteří se účastnili, zadat datum, popřípadě i čas a máte hotovo.

Pomocí kalendáře můžete i vyhlásit zkoušky, které vám úřad přidělil. Pokud v nastavení vyberete i obesílání učitelů, pak budou učitelé autoškoly upozorněni pomocí emailu na nově vyhlášenou zkoušku.

Nepovinná správa financí

Můžete se rozhodnout evidovat platby v rámci elektronické evidence, avšak nikdo vás k tomu nenutí, je to zcela dobrovolné pro usnadnění vaší práce a přehled o platbách.

V rámci tiskových sestav jsou i nedoplatky klientů, které si můžete před zkouškami vytisknout a snadno evidovat, který uchazeč má kolik doplatit.

Rozdělení funkcí pro uživatele systému

V autoškole a školícím středisku můžete mít více zaměstnanců a každý se může starat o jinou část běhu autoškoly.

Elektronická evidence autoškoly vám nabízí možnost omezit vaše uživatele pouze k těm funkcím, ke kterým jim dáte právo.

Uvedeme si to na příkladu: Máme učitele Nováka, který není moc technicky zdatný a bojíte se, aby něco nepokazil. Přiřadíme mu tedy možnost zobrazit si žáky v autoškole, ale omezíme mu výběr pouze na jeho žáky. Dále mu nepovolíme úpravy žáků a zakážeme mu zobrazení financí, protože do toho mu přece nic není. Chceme aby měl ale možnost přidávat své žáky ke zkouškám a nemuseli jsme to dělat za něj a tak mu povolíme zobrazení kalendáře zkoušek. Vše ostatní bude mít zakázané.

Pan učitel Novák se tedy může přihlásit do systému, ale neuvidí nic, než své žáky, nebude vědět, kolik zaplatili a kolik je kurz stojí, ale může si z pohodli svého domova zjistit, že mu byl dnes přidělen nový žák. V kartě žáka uvidí, že již proběhla první hodina teorie a proto si opíše telefonní číslo, aby si s ním domluvil jízdy. V emailu si všimne zprávy, že za týden budou zkoušky a jelikož má připravené dva žáky ke zkouškám, přejde do kalendáře a do zkoušek zařadí své žáky. Vidí sice, že na zkoušky je hlášeno již 5 lidí, ale neví, o koho jde, protože k ostatním žákům přístup nemá.

Druhý zaměstnanec autoškoly, paní Nováková, má na starosti administrativu. Dáme jí tedy práva, aby měla přístup do autoškoly a viděla všechny žáky. Může nové žáky přidávat a upravovat jejich údaje, nemůže je však odebírat, na to se bude muset obrátit na vedení autoškoly, aby jí tuto možnost povolili, nebo uchazeče odebrali za ní. Dostane právo vyhlašovat zkoušky a také vytvářet seznamy ke zkouškám. Včera přidala nového uchazeče, kterého přiřadila panu učiteli Novákovi a všimla si, že pan Novák přidal někoho na zkoušky. Bohužel ale i ostatní učitelé přidali své žáky a tak je na zkoušky příliš nacpáno. Podívá se na data zahájení uchazečů a ty nejnovější vyškrtne ze zkoušek. Kliknutím vytvoří seznam žáků a odešle jej na úřad.

Vždy máte přístup k administračnímu účtu, který má veškerá povolení, v případě jeho ztráty vám můžeme vygenerovat nový administrační účet.

Jak jsou data zabezpečena proti krádeži?

Jelikož zacházíme s velice citlivými daty (jde o vaše klienty a o ochranu osobních dat), je nutné, aby tato data byla šifrovaná a nebylo je možné získat jinak, než za pomocí osobního klíče, který znáte pouze vy.

Z tohoto důvodu je v elektronické evidenci zavedená funkcionalita, která se stará o šifrování všech osobních dat, které do systému zadáte. V dnešním světě elektroniky se může stát, že se k datům uložených v jakékoliv elektronické podobě, může dostat neoprávněná osoba a tento systém vás před podobnými útoky chrání.

Nejedná se pouze o informace uložené v cloudu. Může se stát, že vám někdo odcizí počítač nebo telefon a tím jsou vaše data odhalena. A kdo vám řekne, že je jeho systém bezpečný a má krádež informací "ohlídanou," ten k vám není moc upřímný. Toto tvrdili i specialisté v Sony a Apple a mnohých firmách, které se specializovali právě na bezpečnost dat (na internetu je mnoho zpráv a důkazů o úniku informací z těchto firem), dokud jejich systém někdo neobelhal a k datům se nedostal.

Jak se tedy můžeme bránit?

Prvním krokem je zašifrování dat, které odesíláte. Co si pod tím můžeme představit? Představte si přihlášení na email. Zadáte svůj e-mail, heslo a stisknete tlačítko přihlásit. Pokud není cesta mezi počítačem a serverem, kde se nachází vaše e-mailová schránka, zabezpečená (před adresou bývá obvykle https://... namísto http://... ), pak může kdokoliv mezi vámi a serverem získat vaše heslo. Mezi takové subjekty patří například váš dodavatel internetu, nebo kdokoliv na síti, pokud jste připojeni například přes Wi-Fi. Stejně tak, když se přihlásíte do systému elektronické evidence autoškoly, tak vaše uživatelské jméno, heslo a šifrovací klíč putují k počítači, kde je uložena elektronická evidence pro autoškoly. Aby nikdo mezi těmito dvěmi počítači nemohl data odposlouchávat, používá se šifrování přenosu a tak každý, kdo se tato data snaží zachytit, dostane pouze nesmyslnou množinu textu.

Druhý krok je šifrování dat v samotné evidenci. K tomuto je využit jiný šifrovací algoritmus, který na základě vašeho šifrovacího klíče kombinovaného s tajným klíčem systému vytváří šifru, pomocí které mohou být vaše data zašifrována a rozšifrována. Ve výsledku tedy nikde není uloženo, že u vás pan Lukáš Čech, bytem Holšická 1090, Praha 9, provádí výuku a výcvik na skupinu A2 + C. Každý, kdo k těmto datum získá přístup uvidí pouze směsici znaků a bez vašeho šifrovacího klíče by musel vynaložit obrovské množství peněz, aby se k datům dostal.

Díky tomuto procesu nemáme k vašim osobním datům přístup ani my.

V čem vám systém EPA 2021 pomůže

Usnadnění vaší práce je účelem systému elektronické evidence. Je nesmyslné zadávat stejné údaje více než 1x a dokola vyplňovat formuláře pro úřady.

Odpadne vám starost s hlídáním termínů a budete mít na očích všechny důležité informace. Můžete jedním pohledem zjistit, kolik žáků má který učitel. Můžete se podívat na historii školení pro konkrétního uchazeče. Můžete mít jednoduše přehled o počtu aktivních kurzů pro jednotlivé skupiny.

Jedinou mezí může být vaše představivost.

Co je cílem systému

Program pro evidenci autoškoly vám pomůže nejen s vyplňováním formulářů a hlášenek, ale pomůže vám také vést evidenci všech vašich klientů.

V jednoduchosti to znamená, že nemusíte vyplňovat údaje o klientovi pokaždé, když k vám přijde na školení, nebo žádá o další skupinu řidičského oprávnění.

Pokaždé, když zadáváte nového klienta, vás systém upozorní, zda ho již máte vedeného v databázi a případně vám ukáže jeho kartu s údaji, abyste ji nemuseli vyplňovat znovu. Poté stačí klienta podle jména a data narození přidat do evidence autoškoly, či do profesního školení a systém veškerá data převede za vás.

Pokud vám stejný klient přijde později, můžete opět využít jeho záznamy v databázi a nemusíte již nic vyplňovat.

V praxi to vypadá následovně

Přijde nový klient se žádostí o řidičské oprávnění skupiny C. Zavedete ho do databáze a pak ho v systému Autoškoly zaevidujete na výuku a výcvik. Klient autoškolu úspěšně dokončí a za rok k vám přijde se žádostí o vstupní školení. Zkontrolujete bydliště a řidičský průkaz a rovnou ho přidáte do vstupního školení. O rok později přijde na pravidelné školení. Opět zkontrolujete bydliště a řidičský průkaz a zavedete ho do pravidelného školení.

Zkouška programu

Součástí evidence pro autoškoly je i zkušební verze, do které máte kdykoliv přístup.

Víme, jak je těžké začít s něčím novým, proto nabízíme zdarma prohlídku systému přímo u vás. Pomůžeme vám vše nastavit tak, aby to vyhovovalo vám i úřadu, pod který spadáte. Ukážeme vám, jak s programem jednoduše pracovat.

Pokud se na to cítítě, můžeme vám přístup zřídit i na dálku, napište nám na e-mail nebo zavolejte a my vám obratem pošleme přístupové údaje.

Neomezený přístup do zkušebního systému

Kromě vaší osobní verze systému vám dáme přístup i do demo verze, která je otevřená všem po neomezenou dobu. Protože přístup do této části systému mají i ostatní autoškoly, nedoporučujeme zadávat pravdivé údaje o vašich klientech.

Zkušební doba systému na ostro

Po domluvě vám zřídíme přístup do systému, který je oddělený od demo verze a databáze všech dalších autoškol.

Evidenci vás necháme vyzkoušet, abyste si ji osahali a podívali se, zda vyhovuje vašim potřebám. Zkušební doba je na individuální dohodě, většinou bývá minimálně 1 měsíc.

Po uplynutí této lhůty se domluvíme na způsobu platby a budete mít možnost pokračovat se systémem na ostro, nebo vymazat všechna data, která jste zadali a začít znovu.

Je to vaše evidence

Tento systém je vytvořený pro vás. Vy se podílíte na tvorbě elektronické evidence a tím určujete směr, kterým se bude program vydávat.

Žádná poznámka není špatná, žádný nápad není hloupý. Pokud vám nějaká funkce chybí, vždy ji bude možné přidat. Otázkou je pouze náročnost funkce a čas, který je nutné věnovat na tvorbu nové součásti. Pokud půjde o konkrétní funkci pouze pro vaši autoškolu, je možné upravit systém i individuálně pouze pro vás.

Bezkonkurenční cena

Cena systému se odvíjí od velikosti vaší autoškoly v závislosti na počtu akreditací, pro které si budete přát evidenci nastavit.

Systém si můžete zdarma vyzkoušet

Žádné další skryté poplatky, všechny funkce systému vám budou dostupné.

Garance ceny

Vaše cena zůstává stejná, bez ohledu na to, jaké nové funkce se postup času do evidence přidají.

Automaticky získáte zdarma přístup ke všem novým částem aplikace.

Převod vaší databáze do vaší nové elektronické evidence

Převod vašich dat je nutné řešit individuálně. Záleží na mnoha faktorech a na tom, jakým způsobem jste evidenci vedli.

Ve většině případů je převod jednoduchý a zdarma! Pokud ovšem půjde o složitější převody, může trvat tvorba převaděče a úprava vašich dat i několik týdnů a v tom případě je služba zpoplatněna dle složitosti převodu. Na všem je možné se předem dohodnout.

Kontakt a nezávazná objednávka systému

Před objednávkou si určitě budete chtít systém pro autoškoly nejprve vyzkoušet. S radostí vám vysvětlíme funkce programu, jak jej používat a zřídíme vám přístup do vaší osobní zkušební verze.

Pokud tak jako já dáváte přednost osobnímu kontaktu, rádi se za vámi zastavíme a představíme vám systém od základu. Můžeme se sejít jak u vás v autoškole, školícím středisku, či přímo u vás doma, pokud vám to více vyhovuje.

V případě zájmu nás můžete kontaktovat telefonicky na čísle 739 384 808 (Odlřich Kassl) nebo e-mailem na adrese

©2013-2021 Evidence Pro Autoškoly

Lukáš Čech a Oldřich Kassl - 739 384 808 - info@autosko.la